Обмен иностранных документов на польские (umiejscowienie)

Сегодня хочется обсудить немаловажную тему - umiejscowienie документов. Что это и для чего оно надо? Какие документы необходимы для умейсцовеня? Сколько времени занимает весь процесс?

Umiejscowienie - регистрация (транскрипция) иностранного свидетельства о рождении / свидетельства о браке в польских актах гражданского состояния. После регистрации документов Уженд выдает польское свидетельство о рождении / браке. Данную процедуру могут выполнить как польские граждане, так и иностранцы, независимо от места проживания. Umiejscowienie делается в ЗАГСе Польши (Urząd Stanu Cywilnego) по месту проживания.

В нашем случае umiejscowienie свидетельства о рождении и свидетельства о браке необходимо для подачи документов на польское гражданство. В перечне документов (для получения гражданства Польши) указано, что надо предоставить польское свидетельство о браке (если состояли / состоите в браке) и польское свидетельство о рождении, в котором должна быть следующая информация: Ваши имена и фамилия, дата и место рождения, имя и фамилия отца, имя и девичья фамилия (nazwisko rodowe) мамы.

По логике, чтобы в Вашем польском свидетельстве о рождении была вся вышеперечисленная информация, необходимо Ваше свидетельство + свидетельство о рождении Вашей мамы, где указана ее  девичья фамилия.

НО! Перелопатив Интернет на эту тему, могу с уверенностью сказать, что требования по умейсцовеню документов, выданных за границей, могут отличаться от воеводства, города и ЗАГСа. Обращу внимание на несколько моментов:

  1. Оригиналы документов (свидетельство о рождении, свидетельство о браке) Urząd Stanu Cywilnego в Варшаве забирает безвозвратно. Если они Вам дороги, необходимо взять их дубликаты (стоимость одного документа в Беларуси - 1 б.в.) либо справки о рождении и браке (бесплатно, срок их действия - год) в ЗАГСе по месту прописки в Вашей стране. Вычитала, что в Поморском воеводстве оригиналы не забирают - при Вас сверят данные и отдадут оригиналы. В Белостоке, например, могу попросить оригинал свидетельства о рождении и перевод + копию свидетельства о браке родителей (USC предлагает оставить оригинал, если Вы готовы оплатить сбор за выполнение ксерокопии и ее заверение сотрудником USC - 5 zł оплата гербового сбора) + ксерокопии паспорта и КП (свидетельства о рождении родителей могут даже не смотреть).
  2. Urząd Stanu Cywilnego (USC) не принимает как ламинированные документы, так и поврежденные, плохо читабельные и неразборчиво заполненные документы.
  3. Как нам пояснил работник USC в Варшаве: нам могут сделать умейсцовене СОР мужа только на основании его белорусского СОР, но при этом будет отсутствовать девичья фамилия мамы. Если не устраивает, то надо отдать СОР мамы для переноса ее девичьей фамилии. СОР отца отдавать необязательно, но если Вы хотите, чтобы Ваш СОР был полным, его заберут. Как дела обстоят в других городах Польши не знаю.
  4. USC в Варшаве не забирает свидетельство о браке родителей, аргументируя это тем, что вся необходимая информация есть в свидетельствах о рождении. Свидетельство о браке не содержит надпись "девичья фамилия". Слышала, что в других городах наоборот, могут его потребовать.
  5. В некоторых городах принимают заверенные копии СОР и СОБ у польского нотариуса - можно сослаться на Prawo o notariacie (Варшавы это не касается).
  6. Также вычитала информацию, что можно попробовать не отдавать в USC СОР мамы (т.е. не вписывать в Ваш СОР девичью фамилии мамы), а уже непосредственно при подаче документов на гражданство подать перевод ее СОР для подтверждения ее девичьей фамилии. И этого будет достаточно, так как это официальный документ, подтверждающий фамилию мамы.
  7. Как пишут, есть еще один способ оставить оригиналы: если польское свидетельство о рождении готово, и Вы хотите сделать uzupelnienie aktu urodzenia, то свидетельства родителей необязательно отдавать. Оплачиваете 5 zł за poświadczenie za zgodność z oryginałem, и Вам их возвращают.
  8. Кроме того, можно вернуть отданные оригиналы СОР и СОБ. При подаче документов в USC пишем заявление о возврате оригиналов по причине того, что нет возможности получить дубликаты. Также можно сослаться на  art.26 Ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego: 2. W aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego gromadzi się dokumenty, które nie podlegają zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu. В таком случае USC делает себе копии и отдает оригиналы. Но в Варшаве нам сказали, что надо приложить подтверждение того, что нет возможности получить дубликат. Это может быть письмо-ответ с ЗАГСа Вашего города на запрос выдачи дубликата.

Szanowni Państwo,

Ja, имя и фамилия, такого-то числа złożyłam/em zagraniczne akty do wpisania w polskie księgi. W związku z tym, że в Вашей стране świadectwo urodzenia i zawarcia związku małżeńskiego wydaje Urząd Miasta w jednym oryginale (jeden raz na całe życie), mam problem z uzyskaniem nowych odpisów.

Zwracam się z uprzejmą prośbą zwrócić do mnie oryginały moich zagranicznych aktów (можно добавить na podstawie art.26 Ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego).

Z wyrazami szacunku,
Имя и фамилия

Как видим, у каждого свой опыт. Поэтому рекомендую заранее уточнить в своем USC все варианты подачи документов, чтобы не готовить зря документы, и более того, не переплачивать.

Теперь поделюсь нашим опытом подачи документов для umiejscowienia в Варшаве.

Итак, в Варшаве с 05.08.2019 документы подаются в Urząd Stanu Cywilnego по адресу: ul. Tytusa Chałubińskiego 8.

Время работы USC:
понедельник: 8.00 - 18.00
вторник-пятница: 8.00 -16.00

ПРОЦЕДУРА ОБМЕНА ЗАГРАНИЧНОГО СВИДЕТЕЛЬСТВА О РОЖДЕНИИ (СОР) И СВИДЕТЕЛЬСТВА О БРАКЕ (СОБ) НА ПОЛЬСКИЕ

  • Для начала мы получили дубликаты необходимых документов.
  • Затем сделали перевод у польского присяжного переводчика. Перевод в стандартном режиме занимает 2-3 дня. Стоимость от 40 zł до 80 zł за один документ.

Бывают проблемы, когда белорусские печати переведены с русского вкладыша двуязычного белорусского СОРа. Мы с такой проблемой не столкнулись: у нас были печати на белорусском языке, и стоимость перевода с учетом белорусских печатей не увеличилась.

При переводе СОР и СОБ имена и фамилии в переводе обязательно должны соответствовать написанию в загранпаспорте и Карте побыту. Поэтому будьте внимательны.

  • После этого мы отправились в Urząd Stanu Cywilnego в Варшаве, взяли номерок с буквой "Z" - Złożenie wniosku o wpisanie zagranicznych dokumentów stanu cywilnego. Перед нами было всего 4 человека, но своей очереди мы ждали долговато.
  • ДОКУМЕНТЫ, которые у нас забрали для umiejscowienia свидетельства о рождении: заявление (wniosek o transkrypcję aktu urodzenia) + дубликат СОР и его перевод + дубликаты СОР родителей и их перевод + оплата 89 zł.
  • ДОКУМЕНТЫ, которые у нас забрали для umiejscowienia свидетельства о браке: заявление (wniosek o transkrypcję aktu malżeństwa) + дубликат СОБ и его перевод + оплата 89 zł.

Оплатить можно на месте. Выбираете вкладку "Odpisy" → "Odpis zupełny po wpisaniu zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksiąg - 50 zł" → меняете сумму на 89 zł и оплачиваете (так нам сказал работник Уженда). В "Tytuł przelewu" для умейсцовения СОР пишем - U: имя и фамилия, для умейсцовения СОБ - M: фамилия мужа / девичья фамилия жены.

В идеале, хорошо принести сразу все документы, так как за каждое последующее uzupełnienie Вам придется заплатить 39 zł.

  • При приеме документов работник попросил только паспорт (Карта побыту и мельдунек не нужны).
  • Документы можно подать лично или через уполномоченного представителя.
  • Как только все документы примут, Вам назначат дату, когда можно будет забрать документы. Срок - ровно месяц.

По опыту других людей, если документы будут готовы раньше, то Вы получите sms.

  • В итоге, на руки Вы получите odpis zupełny aktu urodzenia и odpis zupełny aktu małżeństwa (если подавали СОБ). Но! В перечне документах для получения гражданства указано "odpis skrócony lub zupełny aktu urodzenia" и "odpis skrócony aktu małżeństwa", поэтому сразу можно взять сокращенные версии свидетельств, а полные - оставить себе.

Как только изменения вступят в силу, они появятся в реестре PESEL.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЯ НА ТРАНСКРИПЦИЮ СВИДЕТЕЛЬСТВА О РОЖДЕНИИ (wniosek o transkrypcję aktu urodzenia)

Заявление можно скачать и заполнить дома, либо взять на месте в лотках.

  • В шапке заявления указываем: дату подачи документов, имя и фамилию заявителя, адрес проживания и номер телефона
  • В "Zagraniczny akt stanu cywilnego został sporządzony w..." - вписываем город и страну, в которой документ был составлен
  • "na nazwisko/nazwiska..." - указываем фамилию
  • "Obywatelstwo osoby urodzonej..." - указываем гражданство
  • "Nr PESEL...", Nr PESEL matki...", "Nr PESEL ojca..." - если есть, вписываем; если нет - ставим прочерки
  • "Zdarzenie nastąpiło w..." - указываем город, страну и дату рождения
  • "Proszę o zastosowanie polskich znaków diakrytycznych" - галочку НЕ ставим
  • "Proszę o uzupełnienie aktu następującymi danymi:..." - пишем: Z aktów urodzenia rodziców
  • "Proszę o sprostowanie aktu w ten sposób, że:..." - оставляем пустым
  • "Do wniosku załączam:..." - Ваш akt urodzenia + tłumaczenie, akt urodzenia ojca + tłumaczenie, akt urodzenia matki + tłumaczenie
  • "Sposób odbioru dokumentów:" - подчеркиваем или ставим галочку рядом с "w siedzibie USC m.st. Warszawy, w której złożono wniosek"

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЯ НА ТРАНСКРИПЦИЮ СВИДЕТЕЛЬСТВА О БРАКЕ (wniosek o transkrypcję aktu malżeństwa)

  • В шапке заявления указываем: дату подачи документов, имя и фамилию заявителя, адрес проживания и номер телефона
  • В "Zagraniczny akt stanu cywilnego został sporządzony w..." - вписываем город и страну, в которой документ был составлен
  • "na nazwisko/nazwiska..." - указываем фамилию мужа + девичью фамилию жены
  • "Obywatelstwo męża……nr PESEL…" - указываем гражданство и номер pesel мужа (если есть)
  • "Obywatelstwo żony…… nr PESEL…" - указываем гражданство и номер pesel жены (если есть)
  • "Zdarzenie nastąpiło w..." - указываем город, страну и дату регистрации брака
  • "Proszę o zastosowanie polskich znaków diakrytycznych" - галочку НЕ ставим
  • "Proszę o uzupełnienie aktu następującymi danymi:..." - нам сказали написать: Z aktu urodzenia, кого-то просили написать: Z aktu małżeńskiego
  • "Proszę o sprostowanie aktu w ten sposób, że:..." - оставляем пустым
  • "Do wniosku załączam:" - akt małżeński
  • "Oświadczamy, że po zawarciu małżeństwa nosimy nazwiska:"
    - mąż - указываем фамилию мужа
    - żona - указываем фамилию жены
    - dziecko - указываем фамилию детей в м.р и ж.р. (даже если у Вас нет детей). Например, Ivanov/Ivanova
  • "Sposób odbioru dokumentów:" - подчеркиваем или ставим галочку рядом с "w siedzibie USC m.st. Warszawy, w której złożono wniosek"
  • Заявление подписывает как муж, так и жена

Если подытожить, то подробнее о процедуре umiescowienia и необходимых документах лучше узнать в польском ЗАГСе своего города. Там подробно расскажут об особенностях работы именно их отделения. Как видим, в каждом ЗАГСе свои правила.

Всем желаю удачи! 🙂

Буду благодарна, если поделитесь своим опытом подачи документов. Для составления общей картины можно указать город подачи, и документы, которые у Вас потребовали для umiejscowienia свидетельства о рождении и свидетельства о браке. Уверена, совместная работа поможет всем тем, кому предстоит еще столкнуться со всей этой бюрократией.

22 ответа

  1. Спасибо, отличная статья. Осталось, правда, несколько вопросов, которые недостаточно четко раскрыты.
    1. Реально ли сделать umejscowienie на основе именно СПРАВКИ из ЗАГС, а не на основе дубликата. Не нашел реальных примеров… на гос. портале указано – оригинал aktu stanu cywilnego
    2. Не очень понятно – нужно ли предоставлять св-ва о рождении (копии или оригиналы) ОТЦА, если наличие его данных в СОР не требуется. Вы предоставляли, если я понял, просто из соображений “чтоб было”. Формально СОР матери будет достаточно?
    3. Нужно ли вообще предоставлять для транскрипции своих СОР – св-во о браке родителей при подаче (речь про Варшаву), если я правильно понял п. 4 – то не нужно… или нужно предъявить , но его не заберут?

    Спасибо!

    1. Сергей, добрый день!

      Рада, что статья оказалась полезной. По вопросам:

      1. Можно предоставить справки (в Варшаве – 100%). Более того, знаю реальный пример.
      2. Все верно, СОР матери достаточно, так как необходима ее девичья фамилия. СОР отца – по желанию.
      3. В Варшаве СОБ родителей не нужно: не проверяли, не просили и не взяли.

      1. Cпасибо большое за ответы!
        Попробуем в Варшаве подать справки вместо дубликатов св-в (в РФ дубликат 350р, справка 200р), а также написать прошение возврате оригинала СОР матери (1945г.р.), т.к. оно было получено в другом регионе и нужно отправлять письменные запросы на выдачу справки/дубликата, а оригинал дорог как “память”.
        Обязательно отпишусь о нашем опыте подачи.

        1. Сергей,

          будет здорово, если поделитесь опытом)

          У нас в Беларуси справки бесплатно выдают. Что касается возврата оригинала, у меня такая же ситуация. Попросила в Уженде вернуть СОР мамы, так как не можем взять дубликат. Так в Уженде ответили, что нужно подтверждение. Поэтому пришлось отправлять письменный запрос.

          1. Добрый день,
            Первую часть квеста прошли.
            В январе, когда были в Москве, оформили справки о рождении и браке для всей семьи и родителей. Выбрали справки, потому что дубликаты в РФ стоят в 2 раза дороже.
            Здесь сделали присяжные переводы, потом случился карантин, сначала ждали, когда USC на Chałubińskiego 8 откроется на персональный прием, но так и не дождались, решили подать почтой.
            Заполнили заявления (СПАСИБО за подробные инструкции), внесли оплату через банк, разложили все документы по кучкам и отправили заказным письмом в USC неделю назад.

            Сегодня позвонили из USC и огорошили. Сказали, что справки им не годятся, почему мы не предоставили оригиналы или дубликаты? Сказали, что справки годятся только для родителей (для uzupełnienia aktów) а для umiejscowienia – СОР и СОБ нужны дубликаты или оригиналы.
            Попытался отболтаться, сказал, что был у них на консультации в декабре перед выездом в РФ, что справки сделали исключительно потому, что их сделать проще и дешевле и pani kierownik на приеме подтвердила, что справки подойдут, что сейчас нет никакой возможности быстро сделать дубликаты удаленно, границы закрыты…
            В итоге сказали так – сейчас kierownik в отпуске, ждем ее возвращения, она будет принимать решение по нашему пакету.

            Вот так вот, но при любом исходе (о котором я отпишусь позже), я бы советовал не полагаться на справки, а сразу делать дубликаты. Возможно личный визит помог бы решить вопрос быстрее, но сейчас они не принимают заявителей очно…

          2. Сергей, спасибо, что делитесь своим опытом! Буду рада, если отпишитесь по поводу kierownika.

  2. Добрый день.
    Какой письменный запрос и куда по поводу СОР мамы вы отправляли?

    1. Светлана, здравствуйте!

      Через ЗАГС в Беларуси отправили письменный запрос с просьбой выдать дубликат СОР мамы в страну, в которой она родилась.

  3. Добрый день, насколько критичным является подача вместе со своим СОР ещё дополнительно СОР матери? Можно ли подать только свой (как я понял из статьи то я останусь без девичьей фамилии, но это не так важно.). Подаваться буду в Варшаве.

    1. Савелий, здравствуйте!

      В Варшаве можно подать документы без СОР мамы, тогда в Вашем польском СОР не будет указана девичья фамилия мамы. Фамилия нужна для получения польского гражданства.

  4. Добрый день!

    Спасибо за статью! Очень подробная информация. Возникло несколько вопросов относительно процедуры.

    1) Сокращенный СОР odpis skrócony lub zupełny aktu urodzenia, сокращенный СОБ odpis skrócony aktu małżeństwa можно заказать сразу при заборе готовых документов? Дают сразу на месте и бесплатно?
    2) На подачу на паспорт нужно принести польские оригиналы odpis zupełny aktu urodzenia, odpis zupełny aktu małżeństwa + обычные копии (не нотариальные)?
    3) Если муж состоял в браке и в паспорте есть штамп о разводе – нужно ли делать польское свидетельство о разводе?
    4) Не совсем понятно, почему не 50 зл, а 89 зл необходимо оплачивать? Вот здесь все еще вижу сумму в 50 зл https://warszawa19115.pl/-/przeniesienie-zagranicznego-aktu-stanu-cywilnego-do-rejestru-stanu-cywilnego-
    5) Также вычитала информацию, что можно попробовать не отдавать в USC СОР мамы (т.е. не вписывать в Ваш СОР девичью фамилии мамы), а уже непосредственно при подаче документов на гражданство подать перевод ее СОР для подтверждения ее девичьей фамилии. И этого будет достаточно, так как это официальный документ, подтверждающий фамилию мамы – в данном случае можно сделать присяжный перевод на польский язык оригинала СОРа мамы и принести с собой на подачу на гражданство?
    Буду очень признательна, если разъясните, в чем преимущество дубликатов СОБ и СОР перед справками из белорусского ЗАГСа? Почему вы решили делать именно дубликаты?

    Заранее спасибо!

    1. Татьяна, здравствуйте!

      1. Если речь идет о дополнительных СОР и СОБ для Ужендов, то их необходимо брать в Уженде на Andersa 5, платно.
      2. Паспорт и довуд мы пока еще не делали. В процессе. Если будет актуально для Вас, могу отписаться позже, какие документы у нас попросили.
      3. Думаю, зависит от того, для каких целей нужен документ. Лучше уточнить этот вопрос в Уженде.
      4. 50 zł – umiejscowienie СОР + 39 zł – uzupełnienie фамилии матери
      5. Не знаю, насколько этот способ действенный. Да, приносите оригинал СОР мамы + присяжный перевод СОР мамы. Например, у нас работник тщательно проверял, чтобы фамилия мамы была вписана в СОР мужа. Этот момент рекомендую уточнить в Вашем Уженде.
      6. Если есть возможность взять справки, то берите справки (так как они – бесплатны). В USC сказали, что им без разницы, будет ли это дубликат или справка.

      Останутся вопросы, пишите)

      1. Добрый день,
        такой вопрос – если брать справки (а не дубликаты), в этом случае перевод делается СОР и справки?

        1. Виктор, здравствуйте!

          Если я правильно поняла вопрос, то Вы берете справку (не дубликат СОР) и переводите только справку.

      2. с СОР понятно 50 +39, а почему за СОБ нужно 89?
        там тоже какие-то uzupełnienia надо просить? Какие?
        Спасибо!

        1. Сергей,

          za odpis zupełny aktu małżeństwa po dokonaniu transkrypcji – 50 zł,
          za odpis zupełny aktu małżeństwa wydany w wyniku sprostowania lub uzupełnienia – 39 zł.

          Нам сразу сказали оплатить 89 zł, поэтому если честно, не смогу точно ответить что за uzupełnienie.

      3. Здравствуйте. А как в польской нотариальном переводе называется справка о рождении? По консультации с сотрудником Варшавского USC получили информацию, что только дубликат подходит…

        1. Алла, здравствуйте! Нам на Chałubińskiego сказали, что можно. Справка переведена как “Zaświadczenie z archiwum potwerdzające dane zawarte w akcie….”

        2. Алла, вот и нам тоже так сказали сегодня по телефону (пакет со справками подали по почте неделю назад). Теперь ждем когда kierownik вернется из отпуска и примет решение…. (выше описал детали)

  5. Здравствуйте. Не могли бы поделиться информацией, у какого присяжного переводчика перевести документ, который написан и на русском, и на белорусском языке одновременно? (Белорусское свидетельство о рождении) Или достаточно перевода с половинки документа на русском языке? Может быть, дадите контакт, у кого Вы переводили свои документы в Варшаве?
    Спасибо!
    И еще вопрос: если я возьму архивные справки о рождении родителей и их браке (вместо повторных свидетельств) в белорусских архивах, переведёт ли их присяжный переводчик? Годятся ли они для умейсцовения и подачи документов на гражданство?

    1. Наталия, здравствуйте!

      Надеюсь, Ваш вопрос еще актуален)
      Сразу отмечу, что наше свидетельство о рождении с печатями на бел. и рус. языках.
      Поэтому я решила перевести документы у польки (Милена), которая переводит с русского на польский. Ее e-mail – milena_jemielity@wp.pl, стоимость – 70 зл. У “наших” выходило дороже – 100 зл.
      В Уженде перевод без проблем приняли. Так что думаю, все в порядке.

      Что касается справок, нам в Уженде сказали, что их без проблем принимают, и даже знаю людей, которые так подавались. Но вот в комментариях выше пишут, что уже “справки им не годятся”: требуют дубликаты или оригиналы. Поэтому не могу точно ответить, как сейчас все происходит. Буду рада, если поделитесь свои опытом.

    2. Наталья, если документы о рождении и браке РОДИТЕЛЕЙ вы подаете не для умейсцовения ИХ св-в, а для переноса данных родителей в ВАШИ св-ва (девичья фамилия матери и тп), т.е. в целях ‘uzupełnienia aktów’, то по самой последней информации – справки примут (в Варшаве). Дубликат/оригинал нужен именно для регистрации самого св-ва в польских книгах (umiejscowienie)

Добавить комментарий

Похожие записи

Изменение имени и фамилии в Польше
Гражданство

Изменение имени и фамилии в Польше

В Польше многие сталкиваются с тем, что полякам трудно читать и произносить наши (из постсоветского пространства) фамилии и имена. Особенно

Поделиться
Поделиться